Podstawę do rozważań stanowi art. 775 KP, który stanowi, że:
„Art. 775. § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
§ 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
§ 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.
§ 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.”

Na gruncie ww. artykułu należy dokonać rozróżnienia pojęć „delegacja” oraz „oddelegowanie”, przy czym zauważyć od razu należy, że Kodeks Pracy nie zawiera nigdzie definicji legalnych ww. pojęć. Z pracownikiem „w podróży służbowej” lub „w delegacji” mamy do czynienia wówczas, gdy na polecenie pracodawcy wykonuje on obowiązki (tzw. zadanie służbowe) poza miejscem pracy, natomiast w razie oddelegowania pracownik zostaje skierowany do pracy w innym niż dotychczasowe miejscu (w przeciwieństwie do podróży służbowych). Oddelegowanie wiąże się to często ze zmianą innych warunków pracy i płacy w tym okresie.

Potwierdzeniem powyższego jest  najnowsze orzecznictwo Sądu Najwyższego, który wskazuje, że „z art. 775 § 1 KP wynika wprost, że podróż służbowa, która jest swoistą konstrukcją prawa pracy, ma charakter incydentalny. Jej podstawę formalną stanowi polecenie wyjazdu służbowego, które powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane i nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach. W konsekwencji wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 775 § 1 KP nie jest wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia. Taka praca bowiem nigdy nie jest incydentalna, ale permanentna.”

A contrario w ww. orzeczeniu można z łatwością wywieść definicję „oddelegowania”, czyli polecenia stałego, permanentnego wykonywania pracy, nie nastawionego na wykonanie konkretnych – ale generalnych – zadań. Innymi słowy zamiar po stronie pracodawcy, aby pracownik w sposób stały wykonywał określone prace generalne poza stałym miejscem ich świadczenia (najczęściej siedzibą pracodawcy) wskazywał będzie na jego oddelegowanie.

Podobnie zauważa Sąd Apelacyjny w Poznaniu, który w wyroku z dnia 20.03.2013 r. sygn akt III AUa 1257/12 wskazuje, że „podróż służbowa jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane; nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach.”

Dla oceny czy mamy do czynienia z podróżą służbową istotne jest ustalenie miejsca początkowego podróży, zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownik ma określone stałe miejsce wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy. W takim przypadku tylko wtedy mamy do czynienia z podróżą służbową, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie pracy poza miejscem stałego wykonywania pracy.

Jako podsumowanie posłużyć może wyrok Sądu Najwyższego z dnia 08.11.2012 r. sygn. akt II UK 87/12, gdzie znaleźć można twierdzenie wskazujące, że „o podróży służbowej można mówić jedynie w przypadku delegowania narzuconego pracownikowi w drodze polecenia zobowiązującego go do odbycia takiej podróży. Zawarte przez strony umowy o pracę porozumienie co do wykonywania przez pracownika określonej pracy w ramach delegowania przez pracodawcę prowadzi do okresowej zmiany ustalonego w tej umowie rodzaju pracy oraz miejsca jej wykonywania. W takim przypadku podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonywaniem określonej pracy na podstawie zawartego z pracodawcą porozumienia nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 k.p., do której znajdują zastosowanie przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu takiej podróży.”